高校实物档案规范化管理探析以山东财经大学实(2)
2.高校实物档案管理欠缺高技术专业人才。由于历史原因,当前担任高校实物档案管理的工作人员普遍存在着业务素质偏低、年龄偏大等问题,高学历、业务能力强的工作人员严重稀缺,这使得实物档案管理工作缺乏创新,循规蹈矩,管理方式缺乏新鲜血液的注入。另外,高校档案工作人员对于如何利用电子科技管理实物档案、提高档案的信息服务效率方面缺乏系统的理论知识,无法与时俱进。更甚至于,有些档案管理人员在接手实物档案后消极怠工,不注重管理实物档案,也不愿依据实际情况制定出一套简便、快速的实物档案接收查询方案,致使实物档案管理失范,服务效率低下。
3.实物档案质量良莠不齐,开发利用时犹如大海捞针。一方面,部分档案馆盲目收集实物档案,只注重数量而忽略了质量,致使一些有价值的实物档案被埋没于众多实物档案中,造成实物档案鱼龙混杂,利用率难以提高。譬如,对于在实物档案中占比较多的荣誉证书的管理,工作人员大多不制定规则标准,不经筛选分类直接堆到一个地方,待真正需要利用时耗费大量时间和精力进行查询挑选。而一些奖牌、奖杯等实物档案常年被堆积在角落中,利用价值很低。另一方面,在实物档案的保存方面,因其载体形式多样,材质各不相同,与纸质类的档案保管大相径庭。它既具有纸质档案的共性,同时又捎带点文物的性质,因此存放条件相对要求较高。从占地面积、到实物档案长期保存所需要的温度、湿度、光照、氧气含量等外在环境条件,都提出了不小的挑战。然而大多数学校未有配套的硬件设施,因此实物档案的寿命大大缩减,实物档案的保存形同虚设。
三、关于改进高校实物档案管理的建议
(一)增强高校实物档案归档意识。领导层级要高度重视实物档案管理工作,重视实物档案的集中统一管理,从政策办法的颁布到经费的批示拨款,各个方面创造出有利于实物档案管理发展的舆论环境,充分调动档案工作者的热情和积极性。同时,档案业务人员进行相对应的职业培训,明确档案管理的重点与难点,真正落实档案管理工作人员会管理档案,有逻辑地管理档案。
(二)提升档案管理工作人员的专业素质。对于专业素养较低的工作人员,我们要对其进行新技术新方法的教育和培训,不能让其落后于时代的发展。尤其是一些老同志,由于其具有实物档案管理工作的经验,我们可以向其发出建议征询,寻找本部门管理实物档案过程的难处,并结合实际设计真正接地气的实物档案管理体系。与此同时,引进高端的专业技术人才,充分提升部门的专业素质。
(三)完善实物档案规范管理制度和细则,设置实物档案库房和配套设施。进一步修订实物档案管理办法,加强现有实物档案规范管理,从实物档案的保管筛选,到后期保管年限以及分类,都有章法可循。其次,防止实物档案二次伤害,为实物档案的长期保管利用奠定基础。这就需要有适合实物档案的存放齐全的硬件设施,从能够容纳大小、形态各异的实物档案装柜到温湿度适宜的库房,并具备一定的防火防水等自然灾害的长久安全保存的条件。只有增加实物档案保存所需的相应的配套设施,才能保证档案工作者更好的管理利用学校的实物档案,使实物档案发挥其最大效益,记载过去,启迪将来,让高校实物档案得到妥善保管和充分利用。
社会在不断地发展和进步,人们对实物档案的重视思想也在逐步苏醒,我们应具有前瞻的眼光,在问题的萌芽阶段就给予一定的引导,及时采取措施,对实物档案进行规范化管理,做一个领先的典范,为档案管理引领方向。
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文章来源:《广东财经大学学报》 网址: http://www.gdcjdxxb.cn/qikandaodu/2021/0419/531.html